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Privacidad

Política de Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: 14 de agosto de 2026

Esta política describe cómo NexusPOS recolecta, usa, almacena y protege los datos personales de quienes visitan su sitio web, adquieren sus productos o utilizan sus servicios. Se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Las condiciones comerciales de la licencia están en los términos y condiciones.

1. Responsable del tratamiento

Santiago David Calvache Ruiz, identificado con NIT 1233190150-7, persona natural domiciliada en Pasto, Nariño, Colombia, quien actúa bajo el nombre comercial NexusPOS.

La atención de consultas y reclamos sobre datos personales está a cargo directamente del responsable, a través del correo indicado.

2. Alcance

Esta política aplica a los datos personales tratados a través del sitio web nexuspos.com.co, del proceso de compra y activación de licencias, del panel administrativo de NexusPOS y del servicio Nexus Cloud.

3. Nuestro doble rol: responsable y encargado

Es importante distinguir dos situaciones distintas, porque de ellas depende a quién debe dirigirse un titular para ejercer sus derechos:

  • NexusPOS como responsable. Respecto de los datos de nuestros propios clientes e interesados: la persona que compra una licencia, quien solicita información, y los usuarios que acceden al panel administrativo. Sobre estos datos decidimos las finalidades descritas en esta política.
  • NexusPOS como encargado. Respecto de los datos que el cliente registra dentro del software sobre sus propios clientes, proveedores o empleados (por ejemplo, el nombre, documento o teléfono de un comprador registrado en el punto de venta). En ese caso el responsable es el negocio que utiliza NexusPOS: es él quien decide qué datos recoge y con qué finalidad, quien debe obtener la autorización de esos titulares y quien debe contar con su propia política de tratamiento. NexusPOS únicamente almacena y procesa esa información por cuenta del cliente, siguiendo sus instrucciones, y no la utiliza para finalidades propias.

Si eres cliente de un negocio que usa NexusPOS y quieres ejercer tus derechos sobre los datos que ese negocio registró, debes dirigirte a ese negocio. Si nos contactas directamente, te orientaremos, pero no podemos modificar ni eliminar información de la base de un cliente sin su instrucción.

4. Datos que tratamos y con qué finalidad

Como responsables, tratamos las siguientes categorías de datos:

  • Interesados que solicitan información o preparación asistida: nombre de contacto, correo electrónico, nombre del negocio y NIT. Finalidad: atender la solicitud, contactar al interesado y hacer seguimiento comercial.
  • Compradores de licencia: correo electrónico, referencia de la transacción, monto, moneda y estado del pago. Finalidad: procesar la compra, generar y entregar el código de activación, emitir el comprobante correspondiente y atender soporte postventa.
  • Usuarios del panel administrativo: correo electrónico, nombre para mostrar, contraseña almacenada de forma cifrada (nunca en texto plano), rol asignado y sedes a las que tiene acceso. Finalidad: autenticación, control de acceso según permisos y trazabilidad de las operaciones.
  • Datos del negocio contratante: razón social, NIT, dirección y datos de configuración fiscal y operativa. Finalidad: prestar el servicio, emitir comprobantes y cumplir obligaciones legales y tributarias.
  • Registros de auditoría: identificador del usuario que ejecutó una acción, tipo de acción y fecha y hora. Finalidad: seguridad, trazabilidad y prevención de fraude o uso indebido.
  • Nexus Cloud: correo de contacto, nombre del negocio e identificador técnico de la instalación. Finalidad: vincular la instalación con el servicio contratado, permitir la consulta remota del historial y brindar soporte.

5. Datos que NO tratamos

  • Datos de tarjetas o medios de pago. Los pagos se procesan íntegramente a través de Wompi, pasarela autorizada en Colombia. NexusPOS no recibe, no ve ni almacena números de tarjeta, códigos de seguridad ni credenciales bancarias: recibe únicamente el resultado de la transacción y su referencia.
  • Datos sensibles. No solicitamos ni requerimos datos sensibles en el sentido del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual o biométricos) para prestar nuestros servicios.

6. Autorización del titular

La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada cuando el titular diligencia un formulario en el sitio, realiza una compra, es registrado como usuario del panel o contrata el servicio de nube, habiendo tenido a disposición esta política. En los casos en que la ley lo permite —por ejemplo, cuando el tratamiento es necesario para ejecutar el contrato o para cumplir una obligación legal— el tratamiento se realiza con ese fundamento.

7. Encargados y terceros con quienes compartimos información

No vendemos ni cedemos datos personales. La información se comparte únicamente con quienes resultan necesarios para prestar el servicio:

  • Wompi: procesamiento de pagos. Trata los datos de pago bajo sus propias políticas.
  • Proveedor de infraestructura y alojamiento: almacenamiento y ejecución de los servicios en servidores, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad.
  • Google Fonts: el sitio carga tipografías desde servidores de Google, lo que implica que Google puede conocer la dirección IP del visitante al cargar la página. No se utiliza para identificarte ni para publicidad por parte de NexusPOS.
  • Autoridades: cuando exista una solicitud formal o una obligación legal que nos exija entregar información.

No utilizamos herramientas de analítica, seguimiento publicitario ni perfilamiento de terceros en el sitio.

8. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos de los proveedores mencionados pueden operar servidores ubicados fuera de Colombia. En esos casos, la transferencia o transmisión se realiza con las garantías exigidas por la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, procurando que el destinatario ofrezca niveles adecuados de protección o quede vinculado contractualmente a estándares equivalentes a los previstos en la normativa colombiana.

9. Dónde se almacena la información del negocio

La información que el cliente registra en NexusPOS Local (productos, ventas, inventario, clientes, caja) se almacena de forma predeterminada en el equipo del cliente. Si el cliente contrata Nexus Cloud, una copia de esa información se sincroniza de forma remota durante el período de historial contratado, con el único propósito de permitir su consulta a distancia. La licencia incluye un historial básico de 3 días, ampliable mediante los planes descritos en el sitio.

10. Conservación de los datos

Los datos se conservan mientras se mantenga la relación comercial y, después de terminada, durante el tiempo necesario para atender obligaciones legales, contables y tributarias, o para la defensa de eventuales reclamaciones. La información sincronizada en Nexus Cloud se conserva conforme al período de historial contratado; al vencer ese período, el rango consultable de forma remota se reduce, sin que ello afecte la información almacenada localmente en el equipo del cliente ni el funcionamiento del punto de venta.

11. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido. Entre otras: cifrado del tráfico mediante HTTPS, almacenamiento de contraseñas mediante funciones de resumen criptográfico (nunca en texto plano), control de acceso por roles y permisos, aislamiento de la información entre negocios distintos y registro de auditoría de las operaciones sensibles. Ningún sistema es completamente infalible, por lo que no podemos garantizar seguridad absoluta; en caso de un incidente que comprometa datos personales, actuaremos conforme a la normativa aplicable.

12. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe ese requisito.
  • Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
  • Acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

13. Cómo ejercer estos derechos

Las solicitudes se dirigen al correo nexuspos.enterprise@gmail.com, indicando el nombre del titular, un medio de contacto, la descripción de lo solicitado y los documentos que se quieran hacer valer. Los plazos de respuesta son los previstos en la ley:

  • Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Reclamos: se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlo en ese plazo, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado para que subsane dentro de los cinco (5) días siguientes.

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, el titular debe haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros, según lo exige el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

14. Datos de menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos a personas mayores de edad que operan o administran un negocio. No recolectamos de forma consciente datos de menores de edad. Si detectamos que se registró información de un menor sin la autorización de su representante legal, procederemos a suprimirla.

15. Cookies y almacenamiento en el navegador

El sitio y el panel administrativo no utilizan cookies de rastreo, de publicidad ni de analítica de terceros. Para que la sesión funcione, el panel guarda cierta información en el almacenamiento local del navegador (por ejemplo, el token de sesión y la sede activa seleccionada). Esta información permanece en tu dispositivo, no se emplea para seguirte entre sitios y puede eliminarse cerrando sesión o borrando los datos del navegador.

16. Vigencia

Esta política rige a partir del 14 de agosto de 2026 y permanece vigente mientras NexusPOS desarrolle su actividad. Las bases de datos se mantendrán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables. Cualquier modificación se publicará en nexuspos.com.co/privacidad actualizando la fecha indicada al inicio; cuando el cambio sea sustancial, se comunicará por los canales de contacto disponibles.

17. Documentos relacionados

Las condiciones comerciales y de uso del software se encuentran en los Términos y condiciones.

18. Contacto

Para cualquier asunto relacionado con el tratamiento de datos personales, escríbenos a nexuspos.enterprise@gmail.com.